図の一覧

台帳業務の 5 つの Phase

① 初期登録と乗務許可
採用決定 〜 トラックの鍵を渡す
② 定期更新と期限管理
乗務開始 〜 退社。日常業務の合間に回る
③ 異動・休職の例外処理
不定期。通常の運用ルールから外れる
④ 退社時のデータ凍結
最終出勤日 〜 保存期間の満了
⑤ 監査時の証拠提示
無通告監査 / 数日前通知の巡回指導
会社の手作業
運行管理者・事務が
手で回している手順
記録の置き場
情報がどこに散るか
外部との往復
リードタイムの発生源
破綻点
仮説が主張する
この Phase のリスク
免許原本を表裏スキャン。種類・期限・条件を目視し、運転者台帳へ手入力で転記
申請運転記録証明書を安全運転センターへ。郵送で届いたら個人の紙ファイルへ
健診入社前 3 ヶ月以内の結果を流用できなければ、提携の医療機関へ電話で予約
診断自動車事故対策機構 等に初任診断の予約を入れる
転記個人票・診断帳票の数値を Excel／システムへ入力し、スキャンを紐付け
講習ベテラン添乗指導員と新人のシフトを調整し、座学 15 時間＋実車 20 時間を実施。教育記録簿に手書き ※ 本文の値。要一次情報確認
承認全部揃ったことを確認 → アカウント発行・権限付与 → 鍵を渡す
抽出ホワイトボード／Excel を定期的に見て、免許期限が迫る人を拾う
催促直接声をかけるか、LINE で個別に連絡
更新新しい免許証を再スキャン。画像と期限テキストを手で上書き
健診対象者をリストアップ → 予約とシフトをパズルのように調整 → 個人票が届くたび追記入力
教育法定 12 項目の対象リストを作り、月末に向けて催促。動画未視聴者を特定して個別に声かけ
出力全員完了後に指導教育記録台帳を印刷し、バインダーへ
異動所属事業所を変更。グループ会社をまたぐ転籍は権限の壁で通らない
迂回退職処理 → 台帳・教育履歴を PDF 出力 → ローカル保存 → 異動先で新規アカウント
引継PDF をメールで送付。手で紐付け直すか、紙で別途保管
休職毎月教育の対象チェックを手で外し、アラートを止める。備考欄に「休職中」とメモ
復職チェックを入れ直し、休職中の教育を補講として個別に組む
無効設定画面で退社日を入力し、ログイン権限だけを剥奪
禁止削除ボタンは押さない。削除すると受講履歴・点呼記録まで連鎖消去される仕様
移行退職者専用フォルダ／非アクティブリストへ
保管紙は段ボールに詰め、退職年ごとに分類。バックヤードか外部倉庫へ
保存台帳・健診・点呼記録は退職後 3 年保存 ※ 帳票ごとに要一次情報確認
招集通知を受けた瞬間から管理部門が総出で準備
抽出指定されたドライバー・車両の数ヶ月〜3 年分を検索。台帳・点呼記録簿・拘束時間管理表を PDF 一括印刷か画面提示
探索紙の運転記録証明書・健診結果をキャビネット／段ボールから探し、該当ページを開く
照合監査官が日報の休憩 × デジタコ軌跡、タイムカード × 点呼時刻を秒単位で突合
説明入退社・異動の不整合を、備考欄メモや過去メールで説明
画像免許証・個人票・診断帳票のスキャン
紙運転記録証明書の個人ファイル
Excel健診・診断の数値（管理表かシステム）
手書教育記録簿
ｼｽﾃﾑ乗務員アカウント
壁ホワイトボード
Excel期限の管理表
台帳免許画像＋期限テキスト（手で上書き）
紙印刷した指導教育記録台帳のバインダー
PDFローカルフォルダに保存した台帳・教育履歴
ﾒｰﾙ異動先へ送った送付履歴
備考「休職中」のテキストメモ
休職ステータスがシステムに無い場合、備考欄で代用
ｼｽﾃﾑ非アクティブリスト
ﾌｫﾙﾀﾞ退職者専用
段ﾎﾞｰﾙ退職年ごと。バックヤード／外部倉庫
検索システム抽出分を PDF か画面で
紙キャビネットのバインダー・段ボール
備考備考欄メモ・過去メール（不整合の説明材料）
郵送自動車安全運転センター（運転記録証明書）
予約提携の医療機関（予約 → 受診 → 個人票が届く）
予約自動車事故対策機構 等（予約 → 結果帳票）
本人免許センター（更新は本人が行く）
予約医療機関（毎年の定期健診）
本人スマホ／タブレットで動画教育を視聴
社内営業所間・グループ会社間の処理。外部機関は介在しない
本文が挙げる原因は権限の壁と専用画面の不在
倉庫外部倉庫（紙の段ボールを預ける）
指導適正化事業実施機関（巡回指導）
監査運輸支局（行政監査 → 行政処分）
進捗のブラックボックス化
手配ごとにリードタイムが違い、全体像が見えない。未受講のまま乗務させるリスクが最も高まる。
日常の死角
配車・点呼の合間に回すため、ホワイトボードの更新忘れ・確認漏れで免許の期限切れ・健診の未受診が起きる。
履歴の断絶
専用画面もマニュアルも無く、担当者ごとの操作で過去データが途切れる。休職を客観的に証明する記録が欠落する。
不可逆のデータ喪失
誤って削除するヒューマンエラーが起きやすい。監査で過去の記録を提示できなくなる。
摘発 → 行政処分
入力漏れ・二重管理の矛盾を放置していると、ここで法令違反として摘発され、事業停止に至る。
復職・異動完了 → ②へ戻る（戻す操作も手作業）